nowa podstrona, dodana 2008-10-20
kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych
w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej w Opolu
I. Uwagi wstępne
II. Organizacja i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej
III. Procedury kontroli
IV. Gospodarka pieniężna
V. Gospodarka nakładami czasopisma „STRONY”
VI. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania
VII. Gospodarka środkami rzeczowymi
VIII. Ewidencja i selekcja zbiorów bibliotecznych
IX. Zasady prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej
X. Inwentaryzacja aktywów i pasywów
1. Zakładowy plan kont.
2. Instrukcja w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w PBW w Opolu
3. Instrukcja kasacji w PBW w Opolu
4. Oświadczenia dot. kont osobistych pracowników PBW
5. Wzory podpisów
1. Instrukcja została opracowana w oparciu o obowiązujące przepisy prawne:
- Ustawa o rachunkowości z dnia 29.09.1994r. (Dz.U. 1994 nr 121, poz 591 z poźn. zm.),
- Ustawa o finansach publicznych (Dz.U. z 2005r. nr 249, poz. 2104, ost..zm. Dz.U. z 2006r. nr 249, poz. 1832),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 29.06.2006r. (Dz.U. nr 116, poz. 783 )-w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno –prawną,
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 28.07.2006r. (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.),w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych,
- Prawo Budowlane (Dz.U. z 2006 nr 156 poz. 1118),
- Prawo Zamówień Publicznych,
- Kodeks Pracy.
2. Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień instrukcji zapewnia prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz ochronę mienia społecznego.
3. Instrukcja dotyczy wszystkich pracowników wykonujących zadania określone w zakresach czynności.
4. Nieprzestrzeganie instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za które w stosunku do osób winnych będą wyciągane konsekwencje służbowe określone w regulaminie pracy.
5. Główna księgowa i Kierownik Wydziału Admin. Gosp. zobowiązani są do zapoznawania pracowników z postanowieniami niniejszej instrukcji i przestrzegania jej w zakresie powierzonych im obowiązków.
1. Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
2. Kontrola finansowa obejmuje :
a) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
b) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych, oraz zwrotu środków publicznych,
c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur, o których mowa w pkt b).
3. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury, o których mowa w ust. 2, biorąc pod uwagę standardy, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 Ustawy o finansach publicznych oraz zapewnia ich przestrzeganie.
4. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej, należyte wykorzystanie wyników kontroli odpowiedzialny jest dyrektor PBW.
5. Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonują także:
a) główny księgowy
b) pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli. Zakres kontroli wewnętrznej wykonywanej przez pracowników określony jest w ich indywidualnych zakresach czynności.
6. Kontrola wewnętrzna sprawowana jest w postaci:
a) kontroli wstępnej- mającej na celu zapobieganie niepożądanym, nielegalnym działaniom; obejmuje ona w szczególności badanie projektów, umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań; w trakcie tej kontroli szczególną uwagę należy zwrócić na to czy:
- planowane wydatki są dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów,
- sposób dokonywania wydatków umożliwia terminową realizację innych zadań,
- planowane wydatki realizowane są w wysokości i terminie wynikającym z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
b) kontroli bieżącej – polegającej na badaniu stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
7. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący zobowiązany jest:
a) zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym osobom z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień,
b) odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie dyrektora o tym fakcie, decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje dyrektor.
8. O ujawnionych nieprawidłowościach należy zawiadomić przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.
9. W razie ujawnienia czynu mającego znamiona nadużyć lub nieprawidłowości kontrolujący zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym dyrektora PBW, jak również zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nieprawidłowości lub przestępstwa.
10. W każdym przypadku ujawnienia czynu, o którym mowa w punkcie 7. dyrektor po niezwłocznym zawiadomieniu organów ścigania, obowiązany jest :
a) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,
b) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,
c) wyciągnąć, na podstawie wyników przeprowadzonego badania, konsekwencje służbowe,
d) wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o naprawienie szkody majątkowej przeciwko osobom bezpośrednio winnym powstania tej szkody oraz przeciwko osobom winnym zaniechania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli wewnętrznej.
1. Kontrola dowodów musi być przeprowadzona przed ich ujęciem w ewidencji księgowej.
2. Kontrolę pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym potwierdzają dokonujące jej osoby własnoręcznymi podpisami wraz z datą dokonywania kontroli na pieczęci umieszczanej na dokumencie.
3. Dowody powinny być poddane kontroli wstępnej, merytorycznej i formalno-rachunkowej.
4. Kontrola wstępna dokumentu księgowego polega na zbadaniu i określeniu legalności, rzetelności i prawidłowości operacji gospodarczych.
5. Pracownik upoważniony do kontroli merytorycznej (pracownik odpowiedniej jednostki org. lub dyrektor i wicedyrektor) opisuje na dokumencie rodzaj i tryb zakupu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
6. Po przekazaniu za potwierdzeniem dowodów księgowych (faktur obcych) z sekretariatu zostaje przeprowadzona kontrola merytoryczna.
Polega ona na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że są zgodne z umową lub zleceniem oraz, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.
7. Kontrola merytoryczna dowodu księgowego musi być przeprowadzona niezwłocznie po otrzymaniu dowodu.
a) Do zadań kontroli merytorycznej należy zadbanie o wyczerpujący opis
operacji gospodarczej. Upoważniony pracownik opisuje szczegółowo cel
dokonania zakupu i miejsce przeznaczenia z powołaniem się na
zamówienie lub umowę, które załącza się do dokumentu oraz trybu
zamówienia zgodnie z Prawem o zamówieniach publicznych.
W przypadku, gdy z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, niezbędne jest jego uzupełnienie. Uzupełnienie powinno być zamieszczone na odwrocie dokumentu a nie na czołowej jego stronie, zwłaszcza opisywanie: faktur VAT, faktur korygujących, not korygujących rachunków itp.
Na czołowej stronie dokumentu dozwolone jest wyłącznie zamieszczenie numeru rejestracji i identyfikacji wewnętrznej dokumentu.
b) Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości pod względem merytorycznym powinny być uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, podpisanym przez sprawdzającego upoważnionego pracownika.
Stwierdzone nieprawidłowości udokumentowane w tej formie będą podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych lub żądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej.
c) Kontrolujący na dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności datę dokonania kontroli wraz ze wskazaniem jakiego rodzaju działalności gospodarczej dotyczy operacja, składając własnoręczny podpis.
8. Na dokumentacji dotyczącej wykonania usług niezależnie od powyższego powinno być stwierdzenie, że usługa została wykonana lub należy dołączyć do dokumentu protokół odbioru pracy.
9. W przypadku ustalenia zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane stosuje się procedurę określoną w ustawie z dnia 13 kwietnia 2004r Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z póżn. zm.).
10. Sprawdzone przez upoważnionego pracownika pod względem merytorycznym dokumenty zostają za potwierdzeniem przekazane do pracownika Księgowości celem zarejestrowania dokonanych wydatków i ponownego sprawdzenia czy są środki finansowe w planie na jego zapłatę.
11. Na okoliczność sprawdzenia zostaje podpisana klauzula „sprawdzono pod względem merytorycznym data....................., podpis ........................”.
12. Zarejestrowany dokument przekazany jest do sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym, oraz w celu sporządzenia dokumentu dokonania przelewu . Upoważniony pracownik opisuje i podpisuje dokument pod względem formalnym i rachunkowym. Pracownik ten zobowiązany jest również do zakwalifikowania wydatku do odpowiedniego paragrafu i zadania.
13. Na okoliczność sprawdzenia zostaje podpisana klauzula „sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym data....................., podpis ........................”.
14. Dowody przed ich realizacją obowiązkowo podlegają zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego lub osobę upoważnioną oraz Dyrektora lub Wicedyrektora.
15. Pracownicy, którzy nie przygotowują dowodów do realizacji w sposób właściwy, co może być powodem zwrotu dokumentów celem ponownego przygotowania lub uzupełnienia, ponoszą konsekwencje za wynikłe odsetki.
16. Podstawą do księgowania są oryginały dowodów księgowych. Kserokopie lub kopie dowodów księgowych nie mogą być przyjmowane i księgowane. W przypadku stwierdzenia braku lub zaginięcia dokumentu od kontrahenta należy uzyskać jego duplikat.
17. Na podstawie zatwierdzonych dowodów księgowych główny księgowy dokonuje zapłaty zobowiązań, względnie ściągnięcia należności. O sposobie zapłaty należy na dowodach księgowych umieszczać odpowiednią adnotację.
18. Złożenie podpisu przez gł. księgowego na dokumencie oznacza, że :
a) sprawdził, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym, nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja została ujęta,
b) posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z operacji gospodarczej, operacja mieści się w planie budżetu i harmonogramie,
c) stwierdza formalno-rachunkową prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji.
Złożeniem podpisu dokonuje dyspozycji środkami pieniężnymi (zatwierdza do wypłaty).
a) nieprawidłowości merytorycznych, formalno-rachunkowych dokumentu, zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu ich usunięcia i sprostowania,
b) nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujęta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia w budżecie, planie finansowym lub harmonogramie, z wyjątkiem wypadków dopuszczonych w przepisach, odmawia jego podpisania.
20. Odmowa podpisania przez Głównego Księgowego dokumentu poddanego
przez niego kontroli wstępnej lub bieżącej wstrzymuje realizację operacji
gospodarczej, której dokument dotyczy.
W takim przypadku decyzję ostateczną podejmuje Dyrektor, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
Dyrektor bierze wtedy pełną odpowiedzialność za przeprowadzoną transakcję.
21. Po przeprowadzeniu kontroli wstępnej, powtórnej kontroli merytorycznej,
formalno -rachunkowej, kompletności i legalności, zgodności z planem oraz
złożeniem podpisu zatwierdzającego do wypłaty przez Głównego Księgowego
dokument zostaje przez pracownika sekretariatu przekazany do Dyrektora
celem akceptacji i zatwierdzenia.
Po złożeniu podpisu przez Dyrektora dokument ponownie przez pracownika sekretariatu wraca do osoby upoważnionej do kontroli formalno rachunkowej w celu ponownej kontroli kompletności oraz realizacji zapłaty.
a) Na dokumenty, których zapłata dokonywana jest w formie przelewu, odpowiedzialna osoba sporządza przelew i załącza sprawdzone i zaakceptowane dokumenty. Następnie wraz z kompletem tych dokumentów ponownie kieruje do Głównego Księgowego i Dyrektora celem akceptacji i złożenia podpisu na przelewie.
b) Dokumenty, których zapłata dokonywana jest w formie gotówki, załączone są do rozliczenia zaliczki i również podpisywane przez Głównego Księgowego i Dyrektora.
Zrealizowane (zapłacone) dowody podlegają oznakowaniu „zapłacono przelewem” dnia .................. podpis .................. przez upoważnionego pracownika księgowości, uniemożliwiające powtórne zrealizowanie tego samego dowodu
Podstawową formą kontroli majątku rzeczowego jest spis z natury, przeprowadzany zgodnie z Instrukcją Inwentaryzacji PBW w Opolu.
Wyrywkowa kontrola majątku rzeczowego przeprowadzana jest prze Kierownika Wydziału Admin-Gosp. nie rzadziej niż raz na pół roku w każdej jednostce organizacyjnej i odnotowana w zeszycie kontroli.
Podstawową formą kontroli zbiorów bibliotecznych jest skontrum przeprowadzone na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 05.11.1999r. wg rocznego planu skontrum.
Za kontrolę majątku nieruchomego odpowiada specjalista ds. technicznych.
Nieruchomości podlegają kontrolom specjalistycznym, które przeprowadzane są przez uprawnione podmioty zewnętrzne – zgodnie z Prawem Budowlanym.
1. Gospodarka pieniężna PBW w Opolu związana z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych jest bezgotówkowa. Nie funkcjonuje pogotowie kasowe.
2. Gotówka z banku pobierana jest wyłącznie na zaliczki gotówkowe przeznaczone na wydatki, bezpośrednio przez pracowników do tego upoważnionych na podstawie Dyspozycji Wypłaty Gotówki.
Pobrana gotówka księgowana jest bezpośrednio na koncie 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami.
3. Zaliczki dla pracowników mogą być przekazywane na ich osobiste konta bankowe, po uprzednim zatwierdzeniu przesłanego wniosku o zaliczkę
4. Przelew księguje się bezpośrednio na koncie 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami.
Podstawą do sporządzenia takiego przelewu jest pisemna zgoda pracownika (oświadczenie – zał. 5) na udostępnienie osobistego konta.
5. Polecenia przelewu oraz inne dyspozycje pieniężne podpisuje dyrektor i główny księgowy lub inne 2 osoby upoważnione, zgodnie ze złożonymi w banku wzorami podpisów.
6. Za wykonane usługi bibliograficzne, informacyjne, reprograficzne materiałów bibliotecznych oraz kary za przetrzymanie książek opłata przyjmowana jest na podstawie kwitariusza przychodowego K-103.
7. Gotówka jest odprowadzana bezpośrednio do Banku na konto dochodów własnych PBW.
W bibliotekach filialnych można gromadzić środki do wys. 300,-zł, w Opolu do 600,-zł. Wpłaty gotówki nie należy dokonywać później niż do 1 dnia roboczego następnego miesiąca z wyjątkiem grudnia – wpłaty należy dokonać 31.XII.
Na dowodach wpłaty należy wyszczególnić kwoty wpłaty za:
- usługi,
- kary,
- niezwrócone materiały biblioteczne
8. Zaliczki stałe udzielane są tylko na zakup materiałów eksploatacyjnych oraz koniecznych napraw bieżących do samochodów służbowych. Udzielane są do wysokości 300,-zł i rozliczane na dzień 15.XII każdego roku.
9. ROZLICZANIE ZALICZKI
a) Rozliczenie zaliczki powinno zawierać udokumentowane wydatki fakturami, lub rachunkami zapłaconymi gotówką.
b) Faktury i rachunki te winny zawierać opis merytoryczny i formalno-rachunkowy dokonany przez upoważnionego pracownika, rozliczenie zaliczki zatwierdzone przez dyrektora i głównego księgowego.
c) Kwoty do wypłaty z rozliczenia zaliczki za zgodą pracownika są przekazywane na konto zaliczkobiorcy.
d) Zwrot niewykorzystanych środków z zaliczki pracownik wpłaca na konto bankowe PBW.
e) Zaliczki należy rozliczyć w terminie 14 dni od ich otrzymania. Wyjątek stanowią zaliczki udzielane kierownikom filii PBW na prowizje bankowe, które rozliczane są w cyklu rocznym.
10. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
a) Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w sekretariacie jednostki zarejestrowany, opatrzony numerem blankiet „polecenie wyjazdu służbowego zatwierdzony przez Dyrektora lub Wicedyrektora z określonym środkiem komunikacji.
b) Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym może wydać wyłącznie Dyrektor jednostki na podstawie zawartej uprzednio umowy.
c) Delegacje podlegają rozliczeniu w ter. 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.
d) Do delegacji należy dołączyć opisane dowody (bilety, r-ki, f-ry) na poniesione wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu potwierdzającego wydatek nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonywanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania – zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 30 listopada 2006r. (Dz.U. nr 227 poz. 1661)
e) Na wniosek pracownika może być udzielona zaliczka na niezbędne koszty podróży.
11. DOKUMENTOWANIE WYPŁATY WYNAGRODZEŃ
a) Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są
- lista płac dla pracowników
- lista płac dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło.
b) Listę płac sporządza pracownik Księgowości w jednym egzemplarzu na podstawie odpowiednio sporządzonych dowodów źródłowych.
c) Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są:
- umowa o pracę,
- umowa zlecenia,
- umowa o dzieło,
- pisma dotyczące zmiany warunków umowy o pracę (angaże),
- pisma określające wysokość dodatków,
- pisma określające wysokość nagród dyrektora,
- zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy,
- wykaz godzin nadliczbowych sporządzonych przez Kadry i zatwierdzonych przez Dyrektora PBW.
d) Dokumenty stanowiące podstawę do sporządzenia list płac odpowiedzialni pracownicy przekazują do Księgowości w terminie do 20 dnia każdego miesiąca.
e) Lista płac powinna być podpisana przez:
- osobę sporządzającą,
- pracownika kadr,
- dyrektora lub jego zastępcę,
- gł. księgowego.
f) W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:
- należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
- należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych,
- pobranych, a nie rozliczonych w terminie zaliczek,
- innych potrąceń, na które pracownik wyraził zgodę na piśmie,
- kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę.
W/w potracenia mogą być dokonywane przy zachowaniu zasad określonych w kodeksie pracy w art.87 do 91.
g) Listy płac podpisane i zatwierdzone do wypłaty przez osoby wymienione w ppkt. e) są podstawą do przekazywania przez pracownika księgowości przelewów wynagrodzeń na konto osobiste pracowników.
h) Potwierdzeniem dokonania przelewów jest wyciąg bankowy.
i) Terminy wypłaty wynagrodzenia określone są w regulaminie wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami oraz w karcie nauczyciela.
Przelewów na konta osobiste pracowników dokonuje się w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym termin wypłaty.
Wynagrodzenia nauczycieli za styczeń każdego roku przekazywane są na konta osobiste, niezwłocznie po otrzymaniu środków budżetowych.
1.Przychód ze sprzedaży ,,STRON” stanowi dochód budżetowy.
2.Operacje sprzedaży /rachunki/ należy ewidencjonować na koncie Wn 221 Ma 750.
3.Zapłata rachunku stanowi otrzymany dochód budżetowy, księguje się go Wn 130 Ma 221.
4.Otrzymane dochody budżetowe odprowadza się do Urzędu Marszałkowskiego i księguje się
5.Sprzedaż dokonywana jest w cenie detalicznej ustalonej przez Kierownika jednostki.
6.Przy sprzedaży hurtowej uwzględniana jest marża, zgodnie z zawarta umową.
7 Ewidencja kosztów prowadzona jest w układzie rodzajowym na kontach zespołu 4.
Koszty związane z drukiem czasopisma „STRONY” księguje się w ciężar kosztów WN 400
w korespondencji z kontami zespołu 2 po stronie MA, rezygnując z ewidencji wartościowej zapasów na podstawie art.17ust.2 pkt.4.
8. Na koniec roku obrotowego nie przekazane do sprzedaży egzemplarze obejmuje się spisem z natury i wycenia /zgodnie z art. 28 ust.1 pkt.6 Ustawy o rachunkowości/ wg cen nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy . Wartość tych zapasów księguje się na koncie Wn 310, równocześnie zmniejszając koszty Ma 400.
9. Dla rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych, którym powierzono dystrybucję pisma „STRONY” prowadzona jest na kartotekach pozabilansowa ewidencja ilościowa obrotów i stanów w jednostkach naturalnych – sztukach.
10.Dla każdego wydanego numeru nakładu czasopisma prowadzona jest odrębna kartoteka przychodów i rozchodów.
11.Czasopismo ,,STRONY” objęte jest pozabilansową ewidencją ilościową. Osoba materialnie odpowiedzialna wystawia dowód PZ /-przyjęcie materiałów z zewnątrz/ określający ilość przyjętych na stan egzemplarzy czasopisma.
Ilość ta musi być zgodna z ilością sztuk przekazanych przez drukarnię.
Dowód PZ musi zawierać nazwę dostawcy, nr bieżący, nazwę, ilość i datę otrzymania czasopisma, oraz podpis osoby przyjmującej , materialnie odpowiedzialnej.
12.Podstawą do wydania „STRON” z magazynu jest sporządzenie dokumentu WZ- wydanie na zewnątrz, na podstawie którego czasopismo jest kierowane do punktów sprzedaży. Dokument WZ musi zawierać nazwę odbiorcy, nr bieżący, nazwę, ilość i datę wydanych egzemplarzy oraz podpis osoby wydającej i odbierającej.
13.Przekazane do Wypożyczalni egzemplarze przyjmowane są na podstawie dowodu
Pw /przyjęcie wewnętrzne/ Rozchody przyjętych na stan egzemplarzy ewidencjonuje się na podstawie dowodu sprzedaży, którym jest kwitariusz przychodowy.
14.Bezpośrednio po dostarczeniu nowego numeru następuje rozliczenie dostawy /poprzedniego numeru/ Niesprzedane egzemplarze są zwracane na podstawie dowodu ZW, a różnica między ilością wydaną na postawie dowodu WZ i ilością zwróconą stanowi podstawę do wystawienia rachunku.
15.Osoba materialnie odpowiedzialna za dystrybucję pisma „STRONY” na podstawie decyzji Kierownika jednostki może w ramach promocji pisma przekazywać egzemplarze nieodpłatnie.
Lista nieodpłatnie wydanych egzemplarzy musi być zatwierdzona przez kierownika jednostki i stanowi podstawę do zmniejszenia stanu magazynowego
1. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania obejmuje druki, które podlegają ścisłej kontroli ilościowej a w szczególności:
a) kwitariusze przychodowe – Księgowość,
b) karty drogowe – Wydz. Admin-Gosp.
2. Druki ścisłego zarachowania są przechowywane w sposób bezpieczny, pod nadzorem odpowiedzialnych pracowników poszczególnych działów. Ewidencję druków prowadzi się na bieżąco w księdze druków ścisłego zarachowania.
3. Księgi druków są ponumerowane, przesznurowane oraz zaparafowane. Księgi wraz z dowodami przychodowymi i rozchodowymi, stanowiącymi podstawę zapisu, przechowywane są w poszczególnych działach.
4. Odpowiedzialny pracownik dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania.
5. W razie zagubienia, zniszczenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania dyrektor powołuje zespół mający za zadanie wyjaśnienie zaistniałych nieprawidłowości.
1. Za prawidłową gospodarkę środkami rzeczowymi odpowiedzialny jest dyrektor, który obowiązany jest zapewnić:
a) użytkowanie środków rzeczowych zgodnie z ich przeznaczeniem,
b) posiadanie tylko takich środków rzeczowych i w takiej ilości, w jakiej są one niezbędne do wykonywania zadań,
c) należyte przechowywanie,
d) ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, kradzieżą.
2. Dyrektor ustala osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami trwałymi i środkami o charakterze wyposażenia.
3. Osobą odpowiedzialną za gospodarkę środkami trwałymi i wyposażeniem jest kierownik Wydz. Administracyjno-Gospodarczego PBW przy współpracy z kierownikami innych komórek organizacyjnych, w tym w szczególności z kierownikami filii.
W poszczególnych pomieszczeniach muszą znajdować się spisy inwentarza.
4. Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzona jest w księgach inwentarzowych, (w formie komputerowej w Księgowości oraz w Wydziale Admin.-Gosp.) dla każdego środka oddzielnie.
5. Ewidencja ilościowa obejmuje następujące pozostałe środki trwałe:
- regały biblioteczne zakupione przed 02.01.2005r.,
- krzesła zakupione przed 02.01.2005r.,
- firany, zasłony, odkurzacze zakupione przed 02.01.2005r.,
- dywany, chodniki zakupione przed 02.01.2005r.,
- reprodukcje, obrazy, godła zakupione przed 02.01.2005r.,
- art. biurowe użytkowane dłużej niż 1 rok jak: dziurkacze, zszywacze, nożyczki,
- akcesoria komputerowe – płyty CD RW, DVD RW (wielokrotnego użytku).
6. Zapisy w księgach inwentarzowych zapisanych w systemie komputerowej ewidencji należy uzgadniać z Księgowością w cyklach półrocznych.
7. Sporządzanie i uzgadnianie sald i obrotów poszczególnych grup rodzajowych pozostałych środków trwałych odbywa się w cyklach półrocznych.
8. Środki majątku trwałego i środki wyposażenia oznacza się wygenerowanymi przez system komputerowy znakami zawierającymi logo PBW, numer ewidencyjny i kod paskowy, np. PBW/OP/602000001
9. Przyjęcie środka trwałego – „OT”
a) Dowód OT wystawia się dla udokumentowania przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Środek trwały do użytkowania może być przyjęty :
- z zakupu,
- w wyniku zakończenia zrealizowanego zadania inwestycyjnego,
- w wyniku zakończenia prac wykonywanych na podstawie umów,
- darowizny,
- nadwyżki inwentaryzacyjnej.
- kolejny numer dowodu (liczbę porządkową),
- nazwę środka trwałego,
- jego charakterystykę (rok budowy, nr fabryczny),
- dostawcę lub wykonawcę,
- nr i datę dowodu nabycia,
- miejsce użytkowania,
- symbol układu klasyfikacyjnego wg klasyfikacji środka trwałego,
- nr inwentarzowy,
- stawkę amortyzacji,
- cenę i wartość nabycia,
- podpisy strony przekazującej i przyjmującej,
- datę przyjęcia do użytkowania środka trwałego,
- datę księgowania.
c) Dowód OT wystawia Wydział Admin-Gosp. na podstawie dokumentów:
- w przypadku zakupu środków trwałych na podstawie faktury VAT otrzymanej od dostawcy,
- w przypadku zakończenia zadania inwestycyjnego na podstawie protokółu odbioru robót i faktury wykonawcy,
- w przypadku zakończenia prac wykonawczych w ramach umów na podstawie protokółu przyjęcia składników majątkowych.
- w przypadku zakupu w 2 egz.: księgowość - oryginał, kopia - użytkownik główny (kopia służy do ewidencji w księdze inwentarzowej),
- w przypadku zakończenia prac wykonawczych w ramach umów w 2 egz.:
księgowość - oryginał,
użytkownik - kopia służąca do ewidencji.
- w przypadku zakończenia zadania inwestycyjnego w 2 egz.:
księgowość - oryginał,
zleceniodawca - kopia.
e) W księgowości otrzymany oryginał dowodu OT stanowi podstawę do ewidencji środków trwałych w urządzeniach księgowych (księgach rachunkowych).
a) Dowód PT wystawia się dla udokumentowania:
- przychodu środka trwałego otrzymanego nieodpłatnie od innej jednostki,
- przekazania nieodpłatnie przez PBW innejjednostce.
b) Dowód otrzymania lub przekazania nieodpłatnie środka trwałego winien
zawierać:
- kolejny nr dowodu (liczbę porządkową)
- datę przejęcia,
- nazwę środka trwałego,
- jego charakterystykę (rok budowy, nr fabryczny), wyposażenie, rozmiar, wykonawcę,
- podpisy strony przyjmującej i przekazującej,
- podstawę (decyzję przyjęcia lub przekazania nieodpłatnie środka trwałego),
- wartość środka trwałego.
c) Dowód „PT” w przypadku nieodpłatnego otrzymania środka trwałego sporządza jednostka przekazując dany środek w 4 egz. i przesyła do PBW w celu podpisania ze stroną przyjmującą (podpis gł. księgowego i dyrektora), po podpisaniu 2 egz. kopii zwraca jednostce przekazującej, oryginał otrzymuje księgowość, kopię otrzymuje użytkownik.
d) Dowód „PT” w przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego sporządza „użytkownik dotychczasowy” w 4 egz. Następnie księgowość na wszystkich egzemplarzach wpisuje dane z zakresu ewidencji księgowej. Wszystkie egzemplarze ze stroną przekazującą podpisuje gł. księgowy i dyrektor PBW, po czym przesyła się je do jednostki przyjmującej dany środek trwały. Jednostka przyjmująca po podpisaniu odsyła 2 egz. do PBW, z których 1 egz. otrzymuje księgowość, a 2 egz. przekazujący dany środek „użytkownik”.
e) W księgowości otrzymany dowód „PT” jest podstawą do ewidencji środka trwałego w księgach rachunkowych.
a) Dowód „LT” wystawia się dla udokumentowania likwidacji środków trwałych, sprzedaży, stwierdzenia niedoboru będących w posiadaniu PBW.
b) Protokół likwidacji-kasacji „LT” powinien zawierać:
- nr kolejny (liczbę porządkową),
- nr inwentarzowy środka trwałego,
- nazwę danego środka trwałego,
- miejsce j ego użytkowania,
- wartość inwentarzową,
- datę zakupu,
- datę kasacji,
- protokoły komisji uzasadniające likwidację i kasację (zużycie techniczne, nieprzydatność do dalszej eksploatacji),
- protokoły komisji likwidacyjnej,
-
c) Dowód „LT” wystawia się na podstawie : faktur sprzedaży, protokółu likwidacji i kasacji.
d) Dowód „LT” wystawia Wydział Admin.-Gosp. na podstawie zatwierdzonego protokołu likwidacyjno-kasacyjnego w 3 egz. z przeznaczeniem :
oryginał – księgowość
kopia – użytkownik
kopia - komisja
e) Kompletny dowód „LT” jest podstawą do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji w księgach rachunkowych.
a) Dowód „MT” wystawia się dla udokumentowania zmiany miejsca użytkowania środków trwałych będących w posiadaniu PBW.
b) Dowód zmiany miejsca użytkowania środka trwałego „MT” powinien zawierać
- nr kolejny (liczbę porządkową),
- datę wystawienia,
- nazwę danego środka trwałego,
- nr inwentarzowy,
- miejsce j ego obecnego użytkowania,
- miejsce j ego przesunięcia,
- wartość inwentarzową brutto i netto,
- podpisy strony przekazującej i przyjmującej,
- datę i przyczynę przemieszczenia.
c) Dowód „MT” sporządza użytkownik na podstawie wniosków
zainteresowanych jednostek w 3 egz. z przeznaczeniem dla:
- księgowości - oryginał,
- dla jednostki przyjmującej i przekazującej - po 1 kopii.
d) Księgowość na podstawie dowodu „MT” dokonuje odpowiednich księgowań w księgach rachunkowych.
13. Likwidacja i kasacja śr. trwałych i pozostałych środków trwałych – Instrukcja Kasacji w PBW (zał. 4.)
1. Ewidencja Zbiorów bibliotecznych odbywa się na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 05.11.1999r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliot. (Dz.U. nr 93, poz. 1077, Dz.U. z 2001, nr 74, poz. 793).
2. Kierownik Wydziału Gromadzenia, Kontroli i Selekcji Zbiorów jest upoważniony do przeprowadzania selekcji zbiorów PBW w Opolu i zarazem jest stałym przewodniczącym poszczególnych komisji selekcji.
3. Oryginały bibliotecznych dowodów wpływów i ubytków kompletowane są w księgowości PBW. Za kompletność przekazywania ww. dowodów odpowiedzialny jest kierownik Wydz. Gromadzenia Kontroli i Selekcji Zb.
4. Kopie dowodów wpływów i ubytków są przechowywane przez jednostki prowadzące księgi inwentarzowe zbiorów bibliotecznych.
5. Książki pochodzące z darów i wymiany, Wydział Gromadzenia i Selekcji Zbiorów PBW w Opolu i Filie wprowadzają ilościowo i wartościowo na podstawie protokołów wewnętrznych do książki akcesji. Protokoły potwierdzające przyjęcie wycenionych darów przekazuje się do księgowości celem zwiększenia majątkuPBW.
Dla książek zagubionych i nie zwróconych sporządza się jednostkowy protokół ubytków. Jeden egzemplarz przekazuje się do księgowości celem zmniejszenia majątku.
W przypadku zagubienia książki przez czytelnika i zwrócenia w to miejsce innej, sporządza się protokół ubytków i ewidencjonuje przychód książki.
Należności pieniężne za zagubione książki, kary za przetrzymywanie, oraz inne usługi edukacyjne przyjmuje się na kwitariusz K-103 i rozlicza się w cyklu miesięcznym. Na miesięcznym rozliczeniu kwitariuszy należy ujmować wszystkie usługi edukacyjne. Wpłaty należy przekazywać za pośrednictwem banku lub placówki pocztowej.
1. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:
konto syntetyczne – urządzenie do ewidencji księgowej operacji gospodarczych, zgodnie z zasadą podwójnego księgowania, tak aby zapewnione było bilansowanie się danych ujętych we wszystkich prowadzonych przez jednostkę kontach syntetycznych; za konta syntetyczne uważa się również wszystkie konta pozabilansowe,
konto analityczne –urządzenie o szczegółowej ewidencji księgowej danych podlegających ewidencji na kontach syntetycznych,
księgi rachunkowe – wszystkie służące do ewidencji działalności jednostki konta syntetyczne i analityczne, a także zestawienia sald sporządzonych w sposób zapewniający ich trwałość,
sprawozdania finansowe -bilans sporządzony na podstawie ksiąg rachunkowych,
rachunkowość jednostki - księgi rachunkowe inwentaryzacja weryfikująca stan jej aktywów i pasywów, wycena aktywów oraz sprawozdanie finansowe,
rok obrotowy – okres od 1 stycznia do 31 grudnia,
okres sprawozdawczy - miesiąc roku obrotowego,
środki pieniężne-gotówka, pieniądze na rachunku bankowym,
środki trwałe - budynki i budowle, urządzenia techniczne, wartości niematerialne i prawne,
pozostałe środki trwałe – zużywające się stopniowo rzeczowe składniki majątku trwałego nie zaliczone do środków trwałych, które umarzane są w 100% w dniu przyjęcia do użytkowania z wyjątkiem tych, które są ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej prowadzonej przez Wydział Admin.-Gosp. (Art. 4, pkt 4 Ustawy o rachunkowości z dn. 29.09.1994),
wartości niematerialne i prawne – oprogramowanie komputerów,
materiały – materiały pomocnicze, niezbędne dla funkcjonowania bieżącego jednostki,
zapasy – zasoby majątkowe przeznaczone do sprzedaży
fundusz specjalny – źródło pokrycia realizacji celów określonych w odrębnych przepisach, powstały w drodze odpisów dokonanych w ciężar kosztów lub wyniku finansowego,
kierownik jednostki – dyrektor Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej w Opolu przy ul. Kościuszki 14,
zweryfikowane sprawozdanie finansowe – sprawozdanie, które uznane zostało za prawidłowe przez powołany do tego organ.
2. Rachunkowość jednostki prowadzona jest zgodnie z przepisami o rachunkowości a także innymi przepisami prawa i daje rzetelny i jasny obraz sytuacji finansowej jednostki.
3. Zadaniem rachunkowości jednostki jest rejestracja operacji gospodarczych w sposób prawidłowy, kompetentny i systematyczny, przy zachowaniu zasad;
a) zapewniona jest kompletność ujęcia wszystkich operacji gospodarczych zarówno w porządku chronologicznym, jak i systematycznym;
b) operacje gospodarcze są ujmowane na bieżąco w księgach rachunkowych,
c) operacje gospodarcze są ujmowane z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, których dotyczą,
d) zapewnione zostaje pełne, zgodne z prawdą materialną oddanie istotnej formalnej i materialnej treści operacji, niezależnie od formy ich przedstawienia,
4. Przyjęte zasady księgowania operacji i przedstawiania ich rezultatów w sprawozdaniu finansowym, zwłaszcza zaś sposób ustalenia wartości aktywów i pasywów, a także wyniku finansowego, nie mogą być zmienione w ciągu kolejnych lat chyba, że jest to uzasadnione ważnymi dla jednostki przyczynami.
5. Jednostka nie stosuje rozliczenia międzyokresowego kosztów, jeśli dotyczy to kosztów małoistotnych co do ich znaczenia lub kosztów przechodzących z roku na rok w przybliżonej wysokości i tego samego rodzaju.
6. Wartość aktywów i pasywów, ustalona wg przepisów ustawy ulega zmianie, gdy odrębne przepisy przewidują ich przeszacowanie.
7. W sprawach nie uregulowanych przepisami rozporządzenia mają zastosowanie zasady określone przez naukę rachunkowości oraz utrwalone przez praktykę i zwyczaje.
8. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie jednostki w sposób ustalony w zakładowym planie kont.
9. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku i walucie polskiej, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
10. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się w porządku systematycznym i chronologicznym:
a) operacje gospodarcze ujmuje się na bieżąco w księgach rachunkowych, w kolejności dat ich wpływu, co najmniej z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze,
b) środki trwałe oraz materiały objęte są w kolejności dni przychodów i rozchodów, ewidencją ilościowo-wartościową lub ewidencją ilościową powiązaną z właściwym kontem syntetycznym,
c) Wysokość poniesionych kosztów, osiągniętych dochodów, strat i zysków nadzwyczajnych oraz innych elementów wyniku finansowego ujmuje się w odpowiednich przekrojach.
11. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy:
a) stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej, zawierający co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
- opis operacji, jej wartość oraz ilościowe określenie,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
b) sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnymi i rachunkowym, podpisany przez osoby do tego upoważnione,
c) Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w ppkt. a), oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
11. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie.
12. Błędy w dowodach księgowych poprawić można wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu, lub liczby właściwej. Poprawki tekstu lub liczby muszą być zaopatrzone w podpis lub skrót podpisu osoby dokonującej poprawki i datę.
13. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią oryginały dowodów księgowych .
14. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, kierownik jednostki zezwala na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą dowodów zastępczych (oświadczeń) sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem VAT.
a) przy zakupach – rodzaj składników majątku, ilość, cenę, wartość, datę zakupu,
b) w pozostałych przypadkach – cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę.
16. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisu) i salda, które tworzą:
b) księga główna,
c) księgi pomocnicze,
d) zestawienie obrotów i salda kont księgi głównej oraz salda kont ksiąg pomocniczych,
e) wykaz aktywów i pasywów
17. Dokonywany w księgach rachunkowych zapis księgowy musi być rzetelny, czytelny, trwały i zawierać co najmniej:
a) datę dokonania operacji gospodarczej,
b) określenie rodzaju i numeru dowodu księgowego na podstawie, którego dokonano zapisu,
c) treść zapisu,
d) kwotę i datę zapisu,
e) oznaczenie kont, których dotyczy.
a) skreślenie treści błędnej lub liczby i wpisanie treści lub liczby prawidłowej w sposób określony w p.12,
b) wniesienie zapisu korygującego (zapis ujemny).
19. Zapis w księgach rachunkowych uważa się za dokonywany na bieżąco, jeżeli:
a) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
b) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w ppkt a), a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym
20. Księgi rachunkowe otwierane są na początek każdego roku obrotowego i zamykane na dzień kończący rok obrotowy.
21. Konta księgi głównej zawierają zapis zdarzeń w ujęciu systematycznym.
Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku (kartotece analitycznej) zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
22. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla:
a) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych,
b) rozrachunków z pracownikami (imienna ewidencja wynagrodzeń, rozliczenia z pobranych zaliczek),
c) rozrachunków z kontrahentami (należności stanowiące dochody budżetowe, zobowiązania z tytułu dostarczonych usług),
d) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody ),
e) operacji sprzedaży (kolejno numerowane rachunki własne i inne dowody),
f) kosztów i wydatków
23. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald zawierające:
a) symbole lub nazwy kont,
b) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
c) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych obrotów za okres sprawozdawczy, narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego.
24. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie sald wszystkich ksiąg pomocniczych a na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
25. Prowadzenie ksiąg rachunkowych za pomocą komputera zapewnia pełną sprawdzalność dokumentacji systemu przetwarzania na komputerze z dowodami księgowymi przez:
a) skompletowanie dokumentacji systemu przetwarzania danych, dającej pełny wygląd w budowę i przebieg stosowanego programu,
b) zapewnienie możliwości sporządzania na każde żądanie zestawień ewidencyjnych,
c) ustalenie osób które zleciły dokonanie poszczególnych zapisów księgowych,
d) wydrukowanie wszystkich danych, będących przedmiotem przetwarzania, w porządku chronologicznym co najmniej na koniec każdego roku obrotowego,
e) przechowywanie magnetycznych nośników informacji do czasu wydruku przechowywanych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem danych,
f) prowadzenie na bieżąco uzupełnianego wykazu zbiorów stanowiących księgi rachunkowe, przechowywanych na taśmach magnetycznych, dyskach itp., z określeniem ich identyfikatorów i zawartości rodzaju nośników oraz częstości ich aktualizacji.
26. Księgi rachunkowe z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia są:
a) trwale oznaczone nazwa jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetworzenia,
b) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczości oraz datą sporządzenia,
c) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
27. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Księgi rachunkowe są drukowane na koniec roku obrotowego.
1. Wykazy w księgach rachunkowych stanu aktywów i pasywów jednostki są weryfikowane w drodze inwentaryzacji polegającej na:
a) przeprowadzaniu spisu z natury środków pieniężnych oraz rzeczowych składników majątku i majątku obrotowego, ich wycenie i ustaleniu wartości spisanych z natury składników majątku,
b) uzyskania od banków pisemnej informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz należności od kontrahentów,
c) ustaleniu zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym,
d) rozliczeniu osób odpowiedzialnych za powierzone mienie,
e) prawidłowym użytkowaniu środków rzeczowych,
f) ujawnieniu zbędnych zapasów.
2. W drodze spisu z natury podlegają:
a) środki trwałe oraz środki o charakterze wyposażenia, pozostałe wartości niematerialne.
b) zapasy-rzeczowe aktywa obrotowe
3. Za prawidłową realizację bezpośrednio odpowiedzialny jest dyrektor.
4. Do obowiązków dyrektora w zakresie inwentaryzacji należy w szczególności:
a) powołanie na okres spisu, komisji inwentaryzacyjnej w składzie zapewniającym sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji,
b) zapewnienie odpowiednich warunków i środków w celu dokonania prawidłowego spisu rzeczowych składników majątkowych oraz rzeczowych aktywów obrotowych i bezpośrednie sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac związanych z inwentaryzacją,
c) niezwłoczne podjecie decyzji w sprawie księgowego ujęcia różnic, spisania w koszty lub obciążenia osób winnych za niedobory oraz powiadomienia jednostki nadrzędnej o ujawnionych niedoborach.
5. Obowiązkiem komisji inwentaryzacyjnej jest:
a) rzetelne dokonanie spisu z natury wszystkich składników majątkowych,
b) prawidłowe i czytelne wypełnienie arkuszy spisowych,
c) rozliczenie się z pobranych druków arkuszy spisowych.
6. Za rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych odpowiedzialność ponoszą przewodniczący i członkowie komisji.
7. Do obowiązków głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji należy:
a) dokonanie wyceny spisanych z natury składników majątkowych,
b) ustalenie i ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych,
c) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.
8. Do wyceny składników majątkowych mogą być powołani rzeczoznawcy, jeśli ocena stanu rzeczywistego wymaga szczególnych kwalifikacji.
9. Dla składników majątkowych, które uległy zniszczeniu, należy sporządzić protokół likwidacyjno-kasacyjny.
a) środki trwałe inwentaryzowane będą nie rzadziej niż raz na 4 lata,
b) pozostałe środki trwałe
c) zbiory biblioteczne w Filiach PBW inwentaryzowane będą nie rzadziej niż raz na 10 lat,
d) zbiory biblioteczne w PBW w Opolu inwentaryzowane będą w sposób ciągły,
e) środki pieniężne inwentaryzowane będą nie rzadziej niż raz na kwarta
f) zapasy na koniec każdego roku obrotowego
11. Wyniki spisu z natury ujmuje się w odpowiednich arkuszach spisu z natury.
12. Dane ewidencyjne muszą być przechowywane w jednostce przez następujący okres:
a) zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu,
b) księgi rozrachunkowe – 5 lat,
c) karty wynagrodzeń (listy płac) –50 lat od ustania stosunku pracy,
d) dokumentacja osobowa – 50 lat od ustania stosunku pracy,
e) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń – 5 lat,
f) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres jej ważności i dodatkowa przez 3 lata po tym okresie,
g) dokumentacja dotycząca rękojmi i reklamacji – rok po upływie terminu,
h) dokumentacja inwentaryzacyjna – 5 lat
i) pozostałe - 5 lat.
Opole, 30.12.2009r.