nowa podstrona, dodana 2008-10-15
Procedura postępowania i kontroli w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej w Opolu
Zamówienia publiczne to umowy odpłatne zawierane pomiędzy zamawiającym (podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych) a wykonawcą, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane.
Niniejsze procedury mają na celu ustalenie postępowania w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego w PBW Opole, poprzez wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych jego etapów. Nadto umożliwiają dokonywanie kontroli zasadności i prawidłowości pod względem formalno-prawnym przeprowadzanych zamówień.
1.1. Niniejsza procedura ma zastosowanie do udzielania przez Pedagogiczną Bibliotekę Pedagogiczną w Opolu zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych lub przy ich współudziale, w tym również ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, w tym ze środków funduszy strukturalnych,
1.2. Niniejszy procedura określa zasady szczegółowej organizacji wewnętrznej postępowania przy wydatkowaniu przez Pedagogiczną Bibliotekę Wojewódzką w Opolu środków publicznych, a w tym:
1/ przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
2/ realizacji umów w sprawie zamówień publicznych,
3/ ewidencjonowania zamówień publicznych,
2.1. Ilekroć w niniejszych procedurach jest mowa o:
1/ dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu,
2/ kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć Dyrektora PBW Opole,
3/ procedurach postępowania i kontroli – należy przez to rozumieć niniejszy akt ,
4/ robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie lub zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity z 2006 r.Nr.156,poz.1118 z późniejszymi zmianami), a także wykonanie robót budowlanych,
w rozumieniu tejże ustawy, przez osobę trzecią, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego,
5/ środkach publicznych - należy przez to rozumieć środki publiczne
w rozumieniu ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 249, poz. 2104),
6/ usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy,
7/ ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jednolity Dz. U.z 2010 r. Nr 113, poz.759, z późniejszymi zm.),
8/ wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością,
9/wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę
w sprawie zamówienia publicznego,
10/ zamawiającym – należy przez to rozumieć Pedagogiczną Bibliotekę Wojewódzką w Opolu /PBW w Opolu/,
11/ zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy, roboty budowlane,
I. Postanowienia ogólne.
3.1 Udzielanie zamówień publicznych na dostawy, wykonywanie usług i robót budowlanych jest dopuszczalne jedynie w granicach wydatków, które zostały ujęte w planie finansowym jednostki oraz z zachowaniem następujących zasad:
1) celowości i oszczędności, z zapewnieniem najlepszych efektów z danych nakładów przewidzianych w przepisach ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych,
2) wyboru najkorzystniejszej oferty, z zachowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
3.2.Za funkcjonowanie sytemu zamówień publicznych w PBW w Opolu odpowiada osoba zatrudniona na stanowisku Dyrektora
3.3. Obok Dyrektora PBW w Opolu w procesie udzielenia zamówienia publicznego uczestniczą:
- Główna Księgowa,
- osoby zatrudnione w PBW w Opolu na stanowiskach kierowniczych tj. Z-ca
Dyrektora, Kierownicy Filii, Kierownicy Wydziałów, informatyk
- Radca Prawny.
3.4.Wszyscy pracownicy uczestniczący w postępowaniu o zamówienie publiczne, zobowiązani są do stosowania obowiązujących w tym zakresie przepisów i ponoszą pełną odpowiedzialność za realizację tego obowiązku.
3.5. Obowiązują ich następujące zasady ogólne:
a) należy przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w taki sposób, który zapewni zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców,
b) nie można w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówień na części lub zaniżać ich wartość,
c) nie należy opisywać przedmiotu zamówienia w sposób, który utrudniałby uczciwą konkurencję,
d) wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia mają być prowadzone w formie pisemnej w języku polskim,
e) należy zachować zasadę jawności na każdym etapie postępowania za wyjątkiem informacji tajnych, określonych w ustawie.
3.6 Naruszenie zasad, form i trybów przewidzianych ustawą Prawo zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień publicznych jest traktowane jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych , a rodzaje naruszeń zawarto w art.17 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U.z 2005 r. Nr 14 ,poz.114 z późn. zm.).W/w ustawa zawiera też zasady odpowiedzialności i kary za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
3.7 Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym powoływanym i odwoływanym zarządzeniem przez Dyrektora PBW w Opolu
3.8. Szczegółowy zakres pracy Komisji, uregulowany został w „Regulaminie Komisji Przetargowej”.
3.9. Pracownicy wskazani w pkt. 3.3 ponoszą odpowiedzialność za wykonanie następujących zadań:
a) Dyrektor PBW w Opolu ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru nad prawidłowym prowadzeniem zamówień zgodnym z ustaleniami regulaminu oraz przepisami obowiązującymi w zakresie zamówień publicznych
b) Główny Księgowy ponosi odpowiedzialność za rzetelne udzielanie informacji w zakresie możliwości sfinansowania zamówienia oraz za dbałość aby udzielanie zamówień odbywało się jedynie w granicach wydatków, ujętych w planie finansowym w danym roku budżetowym,
c) osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych tj. Z-ca Dyrektora, Kierownicy Filii, Kierownicy Wydziałów, informatyk za zaplanowanie zamówienia, za przygotowanie tego zamówienia w tym za:
d) przygotowanie wniosku, opisu przedmiotu zamówienia, starannego szacowania wartości zamówienia, sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
e) Radca Prawny, który udziela pomocy prawnej w realizacji zamówienia w razie potrzeby na każdym etapie postępowania, a zawsze przy ustalaniu istotnych warunków zamówienia oraz sporządzaniu i zawieraniu umowy z wykonawcami.
1.Przygotowanie merytorycznych założeń zamówienia
a) zgłoszenia potrzeby przeprowadzenia dostawy, usług lub robót budowlanych w myśl przepisów „Prawo zamówień publicznych” dokonują pracownicy PBW w Opolu, na druku stanowiącym zał. nr 1:
- w zakresie zakupu czasopism i nowości wydawniczych – Kierownikowi Wydziału
Gromadzenia,
- w zakresie usług remontowo- budowlanych- inspektorowi ds. technicznych,
- w zakresie oprogramowania i sprzętu komputerowego- Gł. Specjaliście/informatyk/,
- w zakresie pozostałego wyposażenia – Kierownikowi Wydziału Administracyjno-
Gospodarczego
- w zakresie spraw wydawniczych – referentowi ds. wydawniczych
b) osoby odpowiedzialne za poszczególne zakresy dokonują wstępnej kontroli zasadności złożonego przez pracownika wniosku
c) w przypadku jego akceptacji przekazują go do zaopiniowania głównej księgowej
d) główna księgowa opiniuje wniosek w zakresie możliwości sfinansowania zamówienia mając na względzie dbałość aby udzielanie zamówień odbywało się jedynie w granicach wydatków, ujętych w planie finansowym w danym roku budżetowym,
e) w przypadku pozytywnej opinii ze strony służb finansowych PBW osoby wymienione w pkt.a, w przydzielonych im zakresach przystępują do przygotowania merytorycznych założeń zamówienia
2. Przygotowanie merytorycznych założeń do zamówienia, w tym specyfikacji istotnych warunków zamówienia
a) osoby wymienione w pkt.a przepisu poprzedzającego, w przydzielonych im zakresach przygotowują specyfikacje istotnych warunków zamówienia,
b) specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera, co najmniej:
- nazwę oraz adres zamawiającego,
- tryb udzielenia zamówienia,
- opis przedmiotu zamówienia,
- opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych,
- informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, o których mowa w przepisie art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy,
- opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli zamawiający dopuszcza ich składanie,
- termin wykonania zamówienia,
- opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,
- informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu,
- informację o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, z podaniem adresu poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego, jeżeli zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą elektroniczną,
- wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami,
- wymagania dotyczące wadium,
- termin związania ofertą,
- opis sposobu przygotowywania ofert,
- miejsce i termin składania i otwarcia ofert,
- opis sposobu obliczenia ceny,
- informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą,
- opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert,
- informację o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w
- celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,
- wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
c) po sporządzeniu specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z opinią Głównej księgowej przekazywana jest Dyrektorowi PBW w Opolu
d) po otrzymaniu powyższych dokumentów Dyrektor podejmuje decyzję co do udzielenia zamówienia publicznego
e) w przypadku decyzji pozytywnej następuje powołanie Komisji Przetargowej i ogłoszenie przetargu
3. Powołanie Komisji Przetargowej, ogłoszenie i przeprowadzenie przetargu
a) powołanie Komisji Przetargowej następuje zarządzeniem Dyrektora PBW w Opolu
b) szczegółowy zakres pracy Komisji, uregulowany został w „Regulaminie Komisji Przetargowej”.
4. Odwołania
W przypadku wniesienia odwołania zamawiający postępuje zgodnie z zasadami określonymi
w ustawie.
5. Dokumentowanie czynności postępowania
1. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zwany dalej „protokołem”.
2. Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty ,informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie
zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu.
3. Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu po upływie terminu ich składania.
4. Zamawiający umożliwia w swojej siedzibie sporządzenie kopii lub odpisów protokołu wraz z załącznikami.
5. Zamawiający przesyła na wniosek Wykonawcy kopię protokołu pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zgodnie z wyborem zamawiającego.
6. Pełna dokumentacja przetargu przekazywana jest Kierownikowi Wydziału Administracyjno-Gospodarczego za pokwitowaniem.
7. Kierownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego zobowiązany jest dokonać kontroli przekazanej dokumentacji w zakresie jej kompletności.
8. Kierownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego odpowiedzialny jest za przechowywanie i kompletność dokumentacji przeprowadzonego zakupu bądź tez wykonanych usług lub robót budowlanych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.
6. Zawieranie i realizacja umów w sprawie zamówień publicznych
1. Do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny /Dz. U. z 1964 r., nr 16, poz. 93 z późn. zm./, jeżeli przepisy ustawy PZP nie stanowią inaczej.
2. Egzemplarz umowy sporządzany jest przez Radcę Prawnego
3. Umowy w sprawach zamówień publicznych wymagają formy pisemnej.
4. Umowy są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.
5. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszczalna jest zmiana sposobu spełnienia świadczenia przed zawarciem umowy na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili wyboru najkorzystniejszej oferty lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego, a wykonawca wyrazi na nią zgodę. Zmiany sposobu spełnienia świadczenia nie mogą dotyczyć zobowiązań wykonawcy zawartych w ofercie, które były oceniane w toku postępowania.
6. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego.
7. Umowy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden otrzymuje wykonawca zamówienia , jeden służby księgowe zamawiającego i jeden Wydział Administracyjno- Gospodarczy
7. Nadzór nad przebiegiem wykonania zamówienia
1. za ten etap wykonania procedury odpowiedzialne merytorycznie są osoby przygotowujące specyfikację istotnych warunków zamówienia tj.
- w zakresie zakupu czasopism i nowości wydawniczych – Kierownik Wydziału
Gromadzenia,
- w zakresie usług remontowo- budowlanych - inspektor ds. technicznych,
- w zakresie oprogramowania i sprzętu komputerowego - Gł.specjalista / informatyk/,
- w zakresie pozostałego wyposażenia – Kierownik Wydziału Administracyjno-
Gospodarczego
- w zakresie spraw wydawniczych – referent ds. wydawniczych
2. osoby wymienione w pkt. 1 odpowiadają za odbiór przedmiotu zamówienia oraz sprawdzenie czy spełnia on warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia
3. w przypadku wadliwości dostarczonego przedmiotu zamówienia, wykonanych usług lub robót budowlanych fakt ten jest zgłaszany niezwłocznie Dyrektorowi PBW w Opolu
4. Dyrektor po konsultacji z Radcą Prawnym podejmuje kroki prawne mające na celu doprowadzenie do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.
Powyższy podział zakresu zadań pomiędzy poszczególnych pracowników PBW w Opolu pozwala na pełną merytoryczną kontrolę zasadności i prawidłowości pod względem formalno-prawnym przeprowadzonych zamówień.
Powierzenie osobom zatrudnionym w PBW w Opolu na stanowiskach kierowniczych tj. Z-ca Dyrektora, Kierownikom Filii, Kierownikom Wydziałów, odpowiedzialności za zgłoszenie potrzeby dokonania zamówienia publicznego jest niezwykle uzasadnione, albowiem to te osoby z racji wykonywanych funkcji najlepiej znają potrzeby działów, którymi kierują. Przyjęte rozwiązanie powoduje gwarancję, że zakupywane będą rzeczy niezbędne i zgodne z potrzebami
i wymaganiami konkretnych działów.
Podobne uzasadnienie znajduje powierzenie zadań przygotowania merytorycznych założeń zamówienia.
Realizacja pierwszego z etapów niniejszej procedury pozwala na pełne zobrazowanie strony finansowej zamówienia. Przygotowanie informacji nt. podstaw finansowania ewentualnego zamówienia pozwala na unikniecie sytuacji, której to nie ma środków na zakup przedmiotu zamówienia.
Konsultacja z radcą prawnym daje rękojmie uniknięcia błędów natury formalnej oraz pozwala zabezpieczyć w sposób należyty interesy PBW w Opolu przy zawieranych umowach.
Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1
do ”Procedury postępowania i kontroli
w sprawie udzielenia zamówienia
publicznego w PBW w Opolu”
O WARTOŚCI DO 14 000 EURO
§ 1.
1. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień publicznych w Pedagogicznej Bibliotece Wojewódzkiej w Opolu ,których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, zwanych dalej „zamówieniami”.
2. Wartość zamówień określa się bez podatku od towarów i usług (VAT).
§ 2.
Udzielanie zamówień powinno być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych wydatków oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
§ 3.
1. Zamówień udziela Dyrektor PBW zwany dalej kierownikiem Zamawiającego , z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Zamówienia, którego wartość nie przekracza kwoty 1000 zł, może udzielić samodzielnie zainteresowana jednostka organizacyjna/ filia,wydział.komórka/, pod warunkiem że jego udzielenie nie prowadzi do podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów niniejszego regulaminu lub ustawy – Prawo zamówień publicznych. .
§ 4.
1. Udzielenie zamówienia wymaga:
a) uzyskania zgody kierownika Zamawiajacego
b) przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy
/w przypadku sprzętu elektronicznego i komputerowego procedurę przeprowadza komórka Informatyczna, zakupy i usługi biblioteczne wydziały merytoryczne ,pozostałe zakupy i usługi- WAG, samodzielni spec. lub filie/
c) sporządzenie Protokołu wg wzoru nr 1
d) sporządzenia pisemnej umowy./ w wypadku usługi /
2. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty 1000 zł, można nie przeprowadzać procedury wyboru wykonawcy .
3. Jeżeli ze względu na szczególny charakter i rodzaj zamówienia uzasadnione jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy, nie przeprowadza się procedury wyboru wykonawcy. Należy wówczas, jeżeli to możliwe, przeprowadzić negocjacje z wykonawcą w celu uzyskania jak najlepszych warunków zamówienia.
§ 5.
1. Czynność określoną w § 4 ust. 1a wykonuje komórka organizacyjna zainteresowana udzieleniem zamówienia. Pozostałe w § 4 czynności wykonuje prowadzący postępowanie.
2. Czynności powyższe wymagają akceptacji i zatwierdzenia przez kierownika Zamawiającego. Przedstawienie do akceptacji i zatwierdzenia może następować oddzielnie dla poszczególnych czynności lub jednocześnie dla wszystkich czynności, według zasad uzgodnionych z kierownikiem Zamawiającego
§ 6
Procedura wyboru wykonawcy polega na rozeznaniu rynku potencjalnych wykonawców,
§ 7.
1. Rozeznanie rynku polega na uzyskaniu od co najmniej trzech wykonawców informacji o oferowanych przez nich warunkach wykonania zamówienia, zwanych dalej „informacjami”, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Jeżeli uzyskanie informacji od więcej niż dwóch wykonawców jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, można poprzestać na uzyskaniu informacji od dwóch wykonawców.
3. Potwierdzeniem uzyskania informacji jest pismo, faks lub e-mail od wykonawcy, notatka służbowa z rozmowy telefonicznej lub wydruk ze strony internetowej. Dokumenty te powinny wskazywać nazwę i adres wykonawcy, przedmiot zamówienia, warunki wykonania zamówienia, a w szczególności cenę, a także nazwisko osoby udzielającej informacji lub adres strony internetowej.
4. Spośród wykonawców, od których uzyskano informacje, wybiera się wykonawcę, któremu zostanie udzielone zamówienie, oraz sporządza pisemne uzasadnienie wyboru.
§ 8.
W razie potrzeby umowę o udzielenie zamówienia zainteresowana komórka organizacyjna sporządza w uzgodnieniu z wybranym wykonawcą, przy współpracy z Radcą Prawnym ,a podpisuje Dyrektor PBW
§ 9
Niniejszy Regulamin korzysta z regulacji zawartych w „Procedurze postępowania i kontroli w sprawie udzielenia zamówienie publicznego w PBW w Opolu”.
wzór nr1
/wypełnia prowadzący postępowanie/
PROTOKÓŁ
Zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 €
1. Przedmiot zamówienia
na:
roboty budowlane
zakup
usługa
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia –
.....................
.....................
.....................
A. Zapytanie skierowano do:
.....................
.....................
.....................
.....................
B. Zapytanie skierowano: faksem, mailem, telefonicznie, internet(właściwe podkreślić)
C. Oferty otrzymano od:
.....................
.....................
.....................
.....................
3. Wybór oferty
Wybrano ofertę: .....................
przy uwzględnieniu następujących wymagań:
.....................
.....................
.....................
.....................
Uzasadnienie wyboru:
.....................
.....................
.....................
prowadzący postępowanie ..........................................dnia ..........................r
DYREKTOR PBW
....................................................................................